5 UNIDAD

Herramientas para la creación de diagramas

5.1. Diagramas organizacionales

Un diagrama organizacional muestra como los departamentos, divisiones, y varios niveles de una organización interactúan entre sí. Así como sus roles y responsabilidades.

Un diagrama organizacional es a menudo presentado como una ilustración visual.

5.1.1. Objetivos de diagramas organizacionales

Es definir las guías, parámetros y el procedimiento necesario para que grupo alcance un objetivo en común.

Un Diagrama de Organización u Organigrama representa gráficamente el sistema organizativo haciendo énfasis en señalar las unidades organizativas de las relaciones entre ellas.

5.1.2. Elementos de diagramas organizacionales

1.    Cada figura geométrica: representa la unidad responsable de determinada parte de la carga de trabajo de la institución.

2.    Autoridad y Comunicación: Las líneas indican la cadena de mando (la jerarquía de los empleados) entre los gerentes y subordinados.

3.    Tipo de trabajo que se ejecuta: Las denominaciones o descripciones de las figuras geométricas indican las diferentes funciones o áreas de responsabilidad.

4.    Criterio de agrupación de los segmentos de trabajo: La gráfica indica el criterio con que se han dividido las actividades, por ejemplo, aplicando el criterio de: funciones, procesos, producto, clientela o área geográfica, etc.

5.    Niveles gerenciales: La gráfica refleja también los diferentes niveles en la jerarquía gerencial de la organización.

5.1.3. Creación y diseño

Un organigrama representa gráficamente la estructura administrativa de una organización, como los jefes de departamentos y los empleados de una compañía. Mediante un gráfico SmartArt en Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 o Microsoft Office Word 2007, puede crear un organigrama e incluirlo en la hoja de cálculo, presentación o documento. Para crear un organigrama fácil y rápidamente, puede escribir o pegar texto en el organigrama y después hacer que el texto se organice y coloque automáticamente.

Cuando se agrega una forma de ayudante a un diseño de organigrama, como un Organigrama, una viñeta con una línea adjunta indica la forma del ayudante en el panel de texto.

Aunque puede utilizar otros diseños jerárquicos para crear un organigrama, la forma del ayudante y los diseños colgantes sólo están disponibles con los diseños de organigrama.

  

5.2. Diagramas de procesos

5.2.1. Objetivos

Este diagrama muestra la secuencia cronológica de todas las operaciones de taller o en máquinas, inspecciones, márgenes de tiempo y materiales a utilizar en un proceso de fabricación o administrativo, desde la llegada de la materia prima hasta el empaque o arreglo final del producto terminado. Señala la entrada de todos los componentes y subconjuntos al ensamble con el conjunto principal. De igual manera que un plano o dibujo de taller presenta en conjunto detalles de diseño como ajustes tolerancia y especificaciones, todos los detalles de fabricación o administración se aprecian globalmente en un diagrama de operaciones de proceso.

Antes de que se pueda mejorar un diseño se deben examinar primero los dibujos que indican el diseño actual del producto. Análogamente, antes de que sea posible mejorar un proceso de manufactura conviene elaborar un diagrama de operaciones que permita comprender perfectamente el problema, y determinar en qué áreas existen las mejores posibilidades de mejoramiento. El diagrama de operaciones de proceso permite exponer con claridad el problema, pues si no se plantea correctamente un problema difícilmente podrá ser resuelto.

• Representa gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones.
• Permite exponer con claridad el problema, pues si no se plantea correctamente un problema difícilmente podrá ser resuelto.

5.2.2. Elementos de Diagramas de procesos:

El Organizacional es aquel que tiene que ver con la planeación de recurso humano y elementos organizacionales. Los pasos al desarrollar una hoja de proceso son:

• Hacer la hoja respectiva, cuyo encabezado tendrá datos de identificación del proceso.
• El cuerpo consta de 5 columnas para los símbolos anteriores, 1 para la descripción breve del trámite, 2 para las distancias de los transportes y minutos de demora y 1 para observaciones.
• Se anota la descripción de los pasos del proceso y se marcan puntos en las columnas de los símbolos correspondientes, uniéndolos con una línea.
• Se obtienen los totales, una vez terminada la descripción del proceso las operaciones, transportes, inspecciones, demoras, así como el tiempo perdido en el almacenamiento.
• Los totales indican el tipo de acción que conviene tomar para un análisis más profundo y cambiar aquellos aspectos que nos pueden afectar en un tiempo determinado.

5.2.3. Creación y diseño de Diagramas de procesos:

Los técnicos son aquellos en donde se definen las etapas de un proceso de producción, se definen paso a paso cada una de las etapas del proceso, desde la toma de requerimientos, revisión tecnológica, generación de casos de uso, diseño de diagramas de proceso a nivel macro, diagramas de estados, modelo entidad relación, diagrama de navegación, hasta realizar la confrontación de requerimientos con el diseño inicial, para luego diseñar etapas o procedimientos adecuados.

 Se afirma que un producto de calidad solo se puede conseguir cuando se dispone de procesos capaces y estables en el tiempo. El control resulta fundamental.

El Organizacional es aquel que tiene que ver con la planeación de recurso humano y elementos organizacionales. Los pasos al desarrollar una hoja de proceso son:

1. Hacer la hoja respectiva, cuyo encabezado tendrá datos de identificación del proceso.
2. El cuerpo consta de 5 columnas para los símbolos anteriores, 1 para la descripción breve del trámite, 2 para las distancias de los transportes y minutos de demora y 1 para observaciones.
3. Se anota la descripción de los pasos del proceso y se marcan puntos en las columnas de los símbolos correspondientes, uniéndolos con una línea.
4. Se obtienen los totales, una vez terminada la descripción del proceso las operaciones, transportes, inspecciones, demoras, así como el tiempo perdido en el almacenamiento.
5. Los totales indican el tipo de acción que conviene tomar para un análisis más profundo y cambiar aquellos aspectos que nos pueden afectar en un tiempo determinado.